E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie haben klassische Kommunikationswege wie Briefe oder Faxe weitgehend ersetzt und sind heute das primäre Mittel für geschäftliche Korrespondenz. Doch mit dieser Entwicklung gehen auch Pflichten einher, die viele Unternehmen nicht kennen oder unterschätzen. Eine der zentralen Vorgaben ist die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Grundlagen, erklärt die Unterschiede zwischen Archivierung und Backups und gibt Hinweise zur praktischen Umsetzung.
Was bedeutet E-Mail-Archivierung?
E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige und unveränderliche Speicherung von E-Mails, die geschäftsrelevante Informationen enthalten. Ziel ist es, diese Nachrichten über mehrere Jahre hinweg sicher aufzubewahren, sodass sie jederzeit abrufbar und revisionssicher sind. Dabei unterscheidet sich die Archivierung grundlegend von Backups, die lediglich der kurzfristigen Wiederherstellung von Daten dienen (siehe § 257 HGB und § 147 AO).
Wer ist zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Die Pflicht zur Archivierung von E-Mails betrifft alle Unternehmen, die steuerrechtlich oder handelsrechtlich relevante Korrespondenz führen. Ausgenommen sind lediglich Freiberufler und Nichtkaufleute. Grundlage hierfür sind verschiedene Gesetze, darunter das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Laut den gesetzlichen Vorgaben müssen alle E-Mails archiviert werden, die geschäfts- oder steuerrechtlich relevant sind. Dazu zählen unter anderem:
- Handelsbücher (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
- Inventare und Jahresabschlüsse (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB)
- Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 AO)
- Verträge sowie Vertrags-vorbereitende Korrespondenz (§ 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB).
Nicht archiviert werden müssen hingegen Werbemails, Spam-Nachrichten oder private E-Mails von Mitarbeitenden, sofern deren private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adresse erlaubt ist.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Dokumente. Grundsätzlich gilt:
- 6 Jahre: Für geschäftliche Korrespondenz, wie Handelsbriefe und Auftragsbestätigungen (§ 257 Abs. 4 HGB).
- 10 Jahre: Für steuerlich relevante Unterlagen, wie Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO).
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder versendet wurde.
Warum reicht ein Backup nicht aus?
Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass ein Backup die Anforderungen der E-Mail-Archivierung erfüllt. Dies ist jedoch nicht der Fall. Ein Backup dient lediglich der kurzfristigen Sicherung von Daten und wird regelmäßig überschrieben. Es erfüllt daher nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, wie sie in den GoBD gefordert wird.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicherheit bedeutet, dass archivierte E-Mails unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden. Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung sind unter anderem:
- Vollständigkeit der Daten (§ 239 Abs. 2 HGB)
- Unveränderbarkeit der gespeicherten Dokumente (§ 146 Abs. 4 AO)
- Nachvollziehbarkeit und Protokollierung von Änderungen (§ 239 Abs. 3 HGB)
Ist die E-Mail-Archivierung DSGVO-konform?
Die Archivierung geschäftlicher E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, ist mit der DSGVO vereinbar, da sie auf einem berechtigten Interesse beruht. Private Nachrichten oder Bewerberdaten dürfen jedoch nicht ohne ausdrückliche Einwilligung archiviert werden. Unternehmen können dies durch klare Regelungen zur Nutzung geschäftlicher E-Mail-Adressen und durch Filter in der Archivierungssoftware sicherstellen.
Praktische Umsetzung der E-Mail-Archivierung
Die Implementierung einer revisionssicheren Archivierungslösung ist essenziell, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Eine entsprechende Lösung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern schützt Unternehmen auch vor rechtlichen Konsequenzen.
Fazit
Die E-Mail-Archivierung ist keine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht für Unternehmen. Sie dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schützt auch vor Datenverlust und erleichtert die Wiederauffindbarkeit wichtiger Informationen. Mit einer professionellen Archivierungslösung können Unternehmen diese Anforderungen effizient und rechtssicher umsetzen.
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